Todo lo que medimos...¿mejora?

Una afirmación común, que sin embargo debemos replantearnos.

Cada día contamos con más información, datos, análisis,...y la tecnología permite un uso cada vez más optimizado de la información. Pero al mismo tiempo se crea también información masiva y en muchos casos sin valor añadido.

Más información no  significa mejor control. Más información no mejora necesariamente los procesos. Así que podemos afirmar que "lo que no es medido, difícilmente mejorará" [Peter Drucker], pero...lo que es medido, no necesariamente mejorará. Veamos por qué.

1. ¿Estamos midiendo los indicadores adecuados?. Muchas Organizaciones generan una gran cantidad de información, reportes y cuadros de mando que realmente no están atendiendo a un objetivo específico y no sirve a los propósitos de la Compañía.

Entonces, la primera acción consistirá en definir cuáles son las estrategias en términos financieros, operacionales, de gestión de recursos humanos, tecnología, etc. y desde este punto precisar cuál es la información que necesitamos obtener y revisar. Insisto en que esta información no tiene por qué ser demasiado extensa sino concreta y centrada en 5-10 indicadores que den una visión global del área que queramos analizar.

2. Consistencia: la información a obtener debe estar muy bien pre-definida, no sólo en términos de método de cálculo sino también de frecuencia. ¿Cómo se va a crear y distribuir esta información?. ¿En base diaria, semanal, mensual?. En mi opinión deben existir diferentes frecuencias combinadas para diferentes tipos de reportes, dependiendo principalmente de...

3. El tiempo de reacción necesario: si queremos analizar la eficiencia de un equipo operacional, probablemente necesitaremos revisar los indicadores en una base semanal e incluso diaria. Esta frecuencia debería estar basada principalmente en el tiempo de reacción necesario para corregir desviaciones respecto al plan trazado.

4. Comunicación a los agentes que pueden influenciar en los resultados: la información no tendrá ningún valor a menos que pueda servir a un propósito determinado. ¿Qué implica esta afirmación?. Si obtenemos la información adecuada con la frecuencia óptima pero no llega a los agentes apropiados, no tendrá ningún sentido, ya que el valor de la información reside en la capacidad para actuar, reaccionar y resolver [desviaciones]. Por tanto, uno de los elementos clave es...

5. Definir un Comité de Gobierno adecuado, incluyendo los equipos operacionales que realizan las actividades y los managers directos y ejecutivos que pueden dirigir e influir en la optimización de resultados.

Estos breves consejos ayudarán a iniciar la creación de un cuadro de mando efectivo!.